Hồ sơ bí mật quản lý: tổ chức và quản lý quy tắc

Từ giờ trở đi, các hồ sơ lưu giữ bí mật - không chỉ là đặc quyền của cơ quan công quyền. Văn bản đóng dấu bí mật ngày nay có hầu hết các tổ chức thương mại lớn. Trong bài viết này bạn sẽ tìm hiểu tất cả về việc thực hiện đúng đắn các tài liệu bí mật.

Khái niệm bí mật trong thủ tục giấy tờ

Bất kỳ hoạt động lao động, cách này hay cách khác kết nối với các tài liệu bí mật hoặc bí mật, luôn luôn giữ rất nhiều khó khăn, khó khăn và rủi ro. Lý do là gì? Có nhiều lý do, trong đó một trong những chính là tầm thường không có khả năng thành thạo làm việc với giấy tờ, mặc giữ bí mật.

Đối với một sự khởi đầu nó sẽ là cần thiết để xác định rằng tất cả là một bí ẩn. Các bí ẩn có nhiều ý nghĩa. Phải đưa vào tài khoản định nghĩa phổ biến nhất, khái niệm cần được hiểu là một loại thông tin mà chỉ dành cho một số giới hạn của khuôn mặt. Những bí ẩn không được tiết lộ, nó nên được giữ bí mật. Như một quy luật, những bí ẩn đã sớm mất, và các thông tin được cung cấp cho một số lượng lớn người dân. Theo đó, việc tổ chức các thủ tục tố tụng bí mật trở nên không cần thiết.

bí mật

Tại thời điểm này, các bí mật có một số loại hình cơ bản. Nếu chúng ta đang nói về một tác phẩm văn phòng bí mật, cách này hay cách khác kết nối với các công việc của nhà nước, tất cả các tài liệu được chia thành ba loại chính:

• tầm quan trọng đặc biệt;
• Top Secret;
• sử dụng chính thức.

Cách phân loại này được cố định bởi Luật liên bang đặc biệt của ngày 21 tháng bảy năm 1993 "Vào nhà nước. bí mật". mỗi kền kền là những gì ở trên?

Phân loại là "đặc biệt quan trọng" đại diện cho mức độ cao nhất của bí mật. Đương nhiên, một tình trạng như vậy có thể có được xa mỗi tài liệu. Ví dụ, thiệt hại đáng kể cho nhà nước hay bất cứ nhóm người nào có thể được áp dụng trong trường hợp đặc biệt khai mạc trọng cổ. Đó là lý do tại sao việc bảo vệ từ loại tài liệu liên quan.

Phân loại là "Top Secret" cũng được gán cho tài liệu có chứa một số loại bí mật nhà nước. quy định chặt chẽ khi giao dịch với loại giấy tờ trong trường hợp này là một tiêu chuẩn.

Đóng dấu "sử dụng chính thức" không cung cấp một tài liệu bảo mật cao, tuy nhiên, hạn chế nghiêm trọng việc sử dụng chúng. Đây là loại giấy tờ bí mật cài đặt, thường là trong các cấu trúc thương mại.

Trình tự phân loại

Thủ tục phân loại tất cả các Luật cũng thiết lập một nhà nước. bí mật có tên nêu trên. Theo tài liệu này, trong bí mật, tuỳ vào trạng thái, có thể bao gồm:

• Thông tin về các lĩnh vực quân sự;
• thông tin về kinh tế, kỹ thuật hoặc khoa học;
• về chính sách đối ngoại hoặc các lĩnh vực kinh tế của thông tin;
• thông tin về phản gián, hoạt động và hoạt động điều tra của chính sách chống khủng bố, và vân vân. d.

Làm thế nào các tài liệu đang được giữ bí mật? Điều quan trọng cần lưu ý là sự có mặt của các chuyên gia đặc biệt có thẩm quyền. Cá nhân với lao động chuyên môn cụ thể để phát triển lưu trữ an toàn của chứng khoán nhất định. Nó chọn phân loại bảo mật thích hợp nhất, phù hợp với đó có công việc tiếp theo. Trong thực tế, bí quyết lưu giữ hồ sơ - một quả cầu khổng lồ với các nhân viên và các nhà quản lý của mình.

Nguyên tắc quyết định hệ thống bí mật

Đối với việc xác định thẩm quyền nhất mức độ bảo mật phải được định kỳ áp dụng nguyên tắc đặc biệt. Các cuộc thảo luận sau đây tập trung vào định nghĩa của một bí ẩn trong giấy tờ - trên các nguyên tắc của hệ thống. nó là gì?

Các tính năng chính của cách tiếp cận hệ thống - đặc biệt chú ý đến vấn đề phân loại như một toàn thể. Chức năng chính của nó là để giữ cho hai xu hướng lẫn nhau ảnh hưởng: một mặt, để ngăn chặn sự lây lan của thông tin quan trọng; mặt khác - để tránh phân loại khối lượng và các vấn đề hậu quả.

Làm thế nào để giữ bí mật của văn phòng? Có hai cơ chế chính: ngoa và cách nói bí mật. Ngoa thu hẹp đáng kể khả năng trao đổi thông tin cần thiết, giảm suy yếu quá trình này.

nguyên tắc khác

Những nguyên tắc và quy tắc của quá trình tố tụng bí mật khác có thể được phân biệt? Ngoài các hệ thống, nó là đáng chú ý cũng khách quan. điểm là gì? Nếu bạn đưa ra một mô tả ngắn gọn, sau đó nó có vẻ như sau: khi giao dịch với các tài liệu bí mật không thể được hướng dẫn bởi tất cả các loại quan điểm chủ quan và giả định. Có phải là một tập hợp các quy tắc, theo đó, và sẽ được phát triển tất cả các biện pháp cần thiết.

Nguyên tắc tối ưu hóa - là một yếu tố thiết yếu của cơ quan bí mật. lực đẩy chính của nó là số tiền ít nhất của dữ liệu trong tài liệu mật - là giải pháp tốt nhất và tối ưu. thông tin dư thừa sẽ chỉ làm phiền mức cần thiết của an ninh.

nguyên tắc kiểm tra định kỳ là giám sát liên tục của các tài liệu bí mật.

Về sửa đổi đối với các tài liệu bí mật

Như đã đề cập, mức độ bí mật của một tài liệu được xác định theo một danh sách cụ thể của dữ liệu. Sau khi phân loại của các tài liệu được phân loại và gửi cho lưu trữ. Là nó có thể thay đổi các tài liệu này?

Hướng dẫn công việc văn phòng bí mật, trong đó bao gồm các Luật liên bang về Nhà nước. bí mật, sửa chữa một số tình huống khách quan và hoàn cảnh, theo đó các tài liệu là mức độ khác nhau, tùy thuộc vào phiên bản. Cần lưu ý, tuy nhiên, thời hạn giải mật hoặc thay đổi các tài liệu không được vượt quá 30 năm. Ngoại lệ - những quyết định của ủy ban liên ngành đặc biệt. Như là trường hợp với một phân loại, làm việc để loại bỏ hoặc giảm bí mật làm đặc biệt ủy quyền của các nhóm người.

Tiêu huỷ tài liệu bí mật

Quyết định về sự hủy diệt của một tài liệu bí mật phụ thuộc vào bí mật đối với anh ấy. Nếu cổ với một dấu ấn đặc biệt quan trọng hoặc bí mật hàng đầu bất kỳ câu hỏi một lần nữa giải quyết ủy ban liên ngành. Nếu đó là một bí mật thương mại, các tài liệu bí mật của một thực thể, nó là cần thiết để triệu tập một ủy ban đặc biệt của các chuyên gia và nhà quản lý. Nó sẽ giải quyết các vấn đề tổ chức và quản lý phải cho phép.

Quá trình phá hủy diễn ra, thường gồm ba hoặc nhiều người hơn. Giấy bị phá hủy với sự giúp đỡ của máy đặc biệt - máy giấy chuyển đổi. Phải chịu một dấu ấn trong các hình thức đăng ký, quy định cụ thể các tài liệu kế toán. Cũng cần phải lưu ý rằng tiêu huỷ tài liệu bí mật nên được thực hiện song song với việc bãi bỏ hàng tồn kho nội bộ.

Quy tắc của văn phòng tư

Các cuộc thảo luận sau đây tập trung vào các tài liệu bí mật của công ty hoặc tổ chức thương mại khác. Khi làm việc với các tài liệu bí mật cần phải xem xét một vài quy tắc cơ bản và yêu cầu. Đó là giá trị để làm nổi bật những điểm quan trọng nhất:

• bạn phải tuân thủ kiểm soát chặt chẽ hơn việc tiếp cận của người trái phép vào các tài liệu. Chúng ta đang nói về các nhân viên. Do đó, sự an toàn phải được thiết lập thông qua một dịch vụ bảo vệ, an ninh.
• Nó là cần thiết để xác định chính xác người có quyền để làm việc với các tài liệu bí mật. Theo đó, họ nên cung cấp, và quyền hạn đặc biệt.
• một hướng dẫn rõ ràng (ghi nhớ) để làm việc với các tài liệu bí mật cần được phát triển. Tất cả các công việc tiếp theo cần được tổ chức theo đúng với nó.
• Với người lao động cần được thực hiện thỏa thuận không tiết lộ bí mật thương mại và công nghiệp.
• Nó phải là một ưu đãi tài chính lâu dài cho người có quyền truy cập vào tài liệu mật. Đặc biệt, bất kỳ người làm việc văn phòng bí mật phải được dưới sự lãnh đạo cá nhân tầm kiểm soát.

Đó là tất cả các quy tắc cơ bản mà phải được tuân thủ khi giao dịch với các tài liệu bí mật hoặc bí mật.

Nhiệm vụ của các chuyên gia trên các tài liệu bí mật

Nhiệm vụ của người lao động có quyền truy cập vào quản lý hồ sơ bí mật, tại mỗi công ty khác nhau. Trong mọi trường hợp, không có những điều như hướng dẫn tiêu chuẩn để làm việc với tài liệu mật. Tuy nhiên, nó có thể làm nổi bật những điểm phổ biến nhất và phổ biến mà nên nhớ mỗi người lao động thỏa thuận với giấy tờ bí mật. Đặc biệt, chúng ta đang nói về thực tế là:

• Người lao động chịu trách nhiệm cá nhân cho việc lưu trữ, bảo quản hoặc thay đổi tài liệu.
• Các nhân viên phải thận trọng, có trách nhiệm và chu đáo. Bất kỳ nỗ lực của người không được phép truy cập vào các tài liệu sẽ được dừng lại ngay lập tức.
• Người lao động phải biết và tuân thủ các hướng dẫn về cách làm việc với các tài liệu bí mật.

Bên cạnh đó, bạn phải làm nổi bật thực tế rằng các chuyên gia bị cấm làm. Chúng bao gồm:

• Bài viết bởi bất kỳ người trái phép thông tin mật;
• di chuyển, vận chuyển hoặc sửa đổi các văn bản mà không có kiến thức về quản lý;
• làm quen với các tài liệu về những vấn đề mà không thuộc thẩm quyền của người lao động;
• tiêu huỷ tài liệu mà không có kiến thức về quản lý.

Xuất hiện các văn bản bí mật

Nó sẽ dẫn đến những thông tin chung nhất về những gì nên trông giống như trang bìa của các tài liệu bí mật. Hầu như bất kỳ bộ phận quản lý hồ sơ bí mật củng cố các quy tắc sau:

• góc trên bên phải - phân loại an ninh;
• AFC - Số hàng tồn kho;
• có giấy tờ đóng dấu bí mật hoàn hảo phải là đường đỏ từ góc trên bên phải;
• bảng này sẽ được đánh số và khâu chủ đề.

Đương nhiên, có rất nhiều yêu cầu khác đối với loại chứng khoán. Tuy nhiên, những khoảnh khắc nêu trên liên quan đến hầu hết các hình thức tài liệu bí mật.