Làm thế nào để soạn một bức thư cho các tài liệu?

Khi thực hiện các dịch vụ - đặc biệt là từ xa - doanh nhân thường gửi toàn bộ tài liệu. Đây có thể là hành vi chấp nhận và chuyển nhượng, danh sách đóng gói, hóa đơn, hóa đơn hiệu chỉnh, phiếu mua hàng. Trong trường hợp đối tác mới hoặc có rất nhiều giấy tờ, bạn nên gửi một bức thư cho các tài liệu. Làm thế nào để làm cho nó và những gì để chỉ?

Danh sách các phụ lục

Thông thường, các hoá đơn hoặc hợp đồng và các thỏa thuận bổ sung khác được tham gia vào quy trình làm việc. Trong trường hợp này, bạn chỉ cần mô tả chi tiết về gói trong bao bì, mức độ khẩn cấp của giấy tờ phải được gửi đến người gửi, người nhận phải làm gì với họ, v.v. Vai trò của một chỉ dẫn như vậy và điền vào bìa thư cho tài liệu. Ví dụ, trong đó, bạn có thể chỉ định một bản sao của hợp đồng với con dấu và chữ ký của người có thẩm quyền phải được gửi đến người gửi. Nếu một hoá đơn được đính kèm với sản phẩm, cần nhấn mạnh rằng nó phải được thanh toán trong một khoảng thời gian nhất định. Các thư giới thiệu bao gồm một danh sách các tài liệu với một danh sách các ứng dụng và địa chỉ. Danh sách nên được đánh số để khi bạn nhận được nó, bạn có thể kiểm tra ngay sự hoàn chỉnh. Cũng có thể thư bảo hiểm cho các tài liệu chỉ ra rằng chúng có chứa một hợp đồng sản xuất sửa đổi và riêng biệt cho việc chuyển giao bản quyền, nhưng trên thực tế người gửi quên gửi kèm các giấy tờ này. Đó là lý do tại sao khi có được nó là cần thiết để hòa giải và ngay lập tức thông báo cho các đối tác về lỗi.

Làm thế nào để xây dựng một lá thư giới thiệu cho các tài liệu?

Hầu hết thường cho các mục đích như vậy một mẫu đặc biệt được sử dụng. Ví dụ về lá thư giới thiệu cho các tài liệu có thể được tìm thấy trực tiếp trong Word, OpenOffice hoặc bất kỳ sự lựa chọn nào của bạn. Chỉ chèn dữ liệu, chỉ định người nhận và người gửi - và gói đã sẵn sàng. Một bức thư cho các tài liệu có thể được biên soạn độc lập mà không có bất kỳ vấn đề. Một giọng điệu tốt là lòng biết ơn hợp tác trong đoạn đầu tiên. Trong phần thứ hai, bạn có thể chỉ định rằng "tổ chức X gửi các tài liệu sau đến Y" (sau đây gọi là danh sách) và "yêu cầu ký tên và gửi đến địa chỉ", "coi là bí mật", "đúng nếu cần thiết" ... Tất cả mọi thứ tùy thuộc vào tình huống cụ thể . Nhưng nghi thức kinh doanh bao hàm các quy tắc rõ ràng và minh bạch của trò chơi. Nhà thầu của bạn không nên suy nghĩ về việc phải làm gì với các giấy tờ đã nhận, cho dù họ có các phiên bản cuối cùng hoặc các tùy chọn để thảo luận. Tất cả mọi thứ nên được viết bằng màu đen và trắng.

Thiết kế đồ hoạ

Thư xin việc cho các tài liệu thường là thư Bắt mắt của đối tác. Nó không nên dài và dài. Chỉ cần chỉ ra trên một trang những gì có trong bộ tài liệu mà người nhận yêu cầu họ làm và trong bao lâu, cũng như địa chỉ đầy đủ của người gửi. Đó là khuyến khích để đảm bảo rằng người nhận được đặt tên chính xác, không phải đề cập đến một thực tế là một sai lầm trong một vấn đề như tinh tế như một mối quan hệ kinh doanh có thể rất tốn kém. Không chấp nhận gửi một lá thư giới thiệu cho một bên đối chiếu với các tài liệu dành cho người khác. Nó là mong muốn để chính thức hóa nó trên một bức thư đầu, có chữ ký và con dấu, mặc dù yêu cầu sau là tùy chọn. Đừng làm phiền nhà thầu cũng bằng cách đọc các tin nhắn dài bằng những bản in nhỏ. Vì vậy, thư xin việc nên được viết càng súc tích càng tốt, có thể đọc được và chính xác.