Memo: Trường hợp của. làm ghi nhớ

Thông tin về các tài liệu nội bộ của tổ chức, nhiều nhân viên chỉ biết bởi tin đồn - bản ghi nhớ nhầm lẫn với các quan chức và lập không chính xác. Điều này vi phạm các chức năng cốt lõi của văn bản đó - một thông tin liên lạc chính thức trong nhóm, dẫn đến không có khả năng làm việc theo nhóm. Đó là lý do tại sao câu hỏi sẽ ghi nhớ vẽ có liên quan, sự khác biệt và tương đồng của nó với các loại giấy tờ khác, đặc điểm kỹ thuật bằng văn bản.

ngữ

Memo - một phương tiện giao tiếp giữa cán bộ, phòng ban. Đôi khi định nghĩa là một tài liệu về việc thực hiện bất kỳ công việc / công việc, mặc dù nó có thể có một nhân vật khác nhau. Mẫu phải được xem xét trong bài viết này, chỉ hiển thị nội dung có thể có của các bản ghi nhớ.

Chính thức văn bản hành chính phân loại không chứa thông tin về một bài báo như một bản ghi nhớ. Một ví dụ về cách viết, không phải là có sẵn, nhưng điều đó không phủ nhận một thực tế rằng một tài liệu như vậy được phân phối rộng rãi trong các công nhân và lao động đối với một số lý do.

Những lý do cho nhu cầu sử dụng

Memo được gọi là tài liệu phụ trợ thường xuyên sử dụng. Nó có trách nhiệm cung cấp một liên kết giữa các yếu tố của hệ thống sản xuất, người lao động tức. Tại sao tài liệu này nên phổ biến? Nhiều công nhân và những khoảnh khắc có thể được giải quyết mà không cần sự can thiệp của vị trí cấp cao - điều này chứng tỏ sự độc lập và hiệu quả của bộ phận tự chủ và như hệ thống như một toàn thể.

Các tính năng

Không giống như các biên bản ghi nhớ nêu trên bao gồm trong đó sau này liên quan đến việc điều trị vào ngạch cao hơn, một bản ghi nhớ, một ví dụ trong số đó sẽ được thảo luận dưới đây, hình thành mối liên ở mức ngang. Đây có thể là một tham chiếu đến các quản trị viên hoặc bộ phận khác đứng đầu một bộ phận. Trong bất kỳ trường hợp, trong khi đề cập người đều có tương đương với vị trí, chúng ta có thể nói về các bản ghi nhớ. Khi sự chênh lệch phát sinh, cần được chuẩn bị ghi nhớ. Một số ví dụ trình bày ở đây, có thể là các định nghĩa mơ hồ, lý do cho điều này sẽ được thảo luận sau.

Đối tượng bản ghi nhớ

Thông thường bản ghi nhớ bằng văn bản để đảm bảo: cung cấp thông tin, kinh tế, hậu cần hoặc tổ chức. Thông thường, một lưu ý có thể chứa một số yêu cầu hoặc đề nghị. Mỗi phòng trong số cấu trúc thành phần thường là một số trong những chủ đề ưu tiên hàng đầu và tương ứng với diện tích, trong đó lao động yếu tố riêng của mình.

đăng ký

Làm memo cũng giống như các bản ghi nhớ thiết kế. Do đó, chỉ thay đổi nội dung. Làm bản ghi nhớ quy định của GOST. Điều này cho phép bạn duy trì sự hiệp nhất của việc đăng ký của tất cả các văn bản hành chính.

Một ví dụ về làm thế nào để viết một bản ghi nhớ:

Thông tin, bộ phận kỹ thuật (trên cùng của trang, bên trái)

Trưởng An ninh (ở phía trên bên phải) Lyubchenko R. L.

biên bản ghi nhớ

2015/09/14 № 11

Thứ sáu, 17. 09. 2015 sẽ là sự thay thế của vật liệu và kỹ thuật cơ bản. Trong mối liên hệ này, tôi xin chia sẻ các tổ chức người lao động sau PE 'AMIR' để thực hiện những tác phẩm này:

1. Andeenko Sergey Gennadievich.
2. Mishkov Lev Georgievich.

Trưởng phòng (bên trái) _rospis_ Antipov RD (bên phải)

Làm bản ghi nhớ cho thấy một định dạng tấm điển hình - A4.

lợi thế

Về cơ bản, tin nhắn thoại analog, ghi nhớ có một số ưu điểm so với các thông tin liên lạc làm việc bình thường:

• bảo quản bằng văn bản;
• tài liệu chính thức;
• thuận tiện trong trường hợp chuyển giao thông tin phức tạp;
• khả năng gửi một thông điệp tới nhiều người.

Logic những hậu quả tiếp theo:

• cơ hội để xác nhận / bác bỏ một số phê duyệt;
• một tuyên bố rõ ràng về vấn đề này và một thực hiện rõ ràng;
• thời gian thực hiện;
• hiệu quả.

nhân vật

Viết một bản ghi nhớ có thể có các ký tự sau:

• thông tin (thông báo tin nhắn, hướng dẫn, vv ...);
• sáng kiến (theo yêu cầu);
• báo cáo.

Memo, một ví dụ trong số đó đã được cung cấp ở trên là cho thông tin mục đích là người đứng đầu của một bộ phận trách nhiệm thông báo cho Bên kia sự sắp xảy ra thực hiện các công trình, ngoài ra, nó mang lại cho một đơn giản hướng dẫn rằng ông phải làm.

Hai điểm cuối cùng thường cạnh nhau: báo cáo lưu ý là một phản ứng với sáng kiến (theo yêu cầu).

cấu trúc

Xem xét làm thế nào để viết một bản ghi nhớ trên cơ sở các ví dụ trên. Vì vậy, tài liệu này phải bao gồm:

• đạo cụ người nhận (trong trường hợp này, vai trò này chơi người đứng đầu an ninh);
• tên của tài liệu (một dòng chữ tương ứng là ngay trước văn bản);
• ngày của tài liệu;
• văn bản;
• đạo cụ, và chữ ký của người gửi (Giám đốc thông tin).

Các văn bản, đến lượt nó, cũng có thể được phân phối trên cấu trúc. Tuy nhiên, một nhiều hơn nữa thông thường:

1. Phần đầu tiên xác định cơ sở và các văn bản động cơ. Memo, một mẫu trong số đó đã được trình bày ở trên, giải thích các yêu cầu trong câu đầu tiên.
2. Phần thứ hai phản ánh bản chất: trong ví dụ này, nó đi sau dòng chữ "liên quan ...".
3. Phần thứ ba - trận chung kết. Điều này có thể bao gồm một tuyên bố của thực tế, đề nghị hay yêu cầu.

Memo, một ví dụ về điều này giúp chúng ta hiểu được các quy tắc của thiết kế, kết nối phần thứ hai và thứ ba của một. Tách trở nên đáng chú ý hơn trong bản ghi nhớ phức tạp. Phần thứ ba chắc chắn sẽ xuất hiện trong tài liệu phản ứng.

văn thể học

Mặc dù nghiên cứu này cho phép một định dạng miễn phí, cũng như cho tất cả các quản lý chứng khoán khác để biết làm thế nào để viết một bản ghi nhớ, bạn tự do phải bày tỏ suy nghĩ của họ trong một phong cách kinh doanh, trên thực tế nó được sử dụng trong việc chuẩn bị của bất kỳ loại tài liệu.

loại

Bản ghi nhớ không có một phân loại rõ ràng, nhưng cùng một lúc, chúng có thể được chia thành loài.

Ví dụ, có ghi nhớ:

• để tăng;
• cho việc mua lại;
• viết-off, và vân vân. d.

Mỗi loại có riêng của mình đặc điểm kỹ thuật bằng văn bản. Đối với một sự hiểu biết tốt hơn về làm thế nào để viết một bản ghi nhớ, và cũng có thể ví dụ sẽ được cung cấp.

vào việc tăng

Memo để tăng lương có thể cần người lao động tin rằng họ không nhận được đủ phần thưởng cho người lao động của họ. Đó là logic rằng điều đầu tiên họ hỏi người giám sát của bạn - sẽ viết một bản ghi nhớ.

Memo loại văn bản đứng đầu bộ phận để người đứng đầu của công tác quản lý nhân viên. Đôi khi nó cũng giao dịch với bộ phận nhân sự. Sau đó, ban đầu giao dịch với nhân viên bộ phận thông tin liên lạc ai muốn để có được một mức lương lớn hơn, và bộ phận nhân sự. Lý do tăng lương (thay đổi khối lượng lao động, trình độ lao động, vv) phải chứa bản ghi nhớ.

Một mẫu được hiển thị bên dưới.

bộ phận kế toán của nguồn nguyên liệu

Tổng giám đốc PP "nông Darina" Aninnikovu GL

biên bản ghi nhớ

2013/04/09 № 45

Saint Petersburg

Vào việc tăng lương GV Furmanets

Furmanets Galina Viktorovna công trình PE "nông Darina" từ ngày 04 tháng ba 2011 là hàng đầu chuyên về tài khoản của các tài liệu tài sản. Cô là một bậc thầy lành nghề của nghề mình, cho thấy tính hiệu quả cao của công việc, đúng giờ, siêng năng và bắt buộc. Trong công việc tôi chưa nhận được bất kỳ biện pháp kỷ luật. Liên quan đến việc trên, chúng tôi yêu cầu bạn để tăng lương Furmanets Galine Viktorovne, từ 23 000 đến 25 000 rúp.

Trưởng bộ phận vật liệu kế toán sredstv_podpis_Galkin SA

Tăng không chỉ có nghĩa là sự gia tăng tiền lương, nó cũng có thể có nghĩa là một sự chuyển tiếp đến một vị trí cao hơn. Memo trên chương trình khuyến mãi được viết làm Trưởng bộ phận.

Đây là một điểm quan trọng: các bản ghi nhớ cùng với Giám đốc, đó là một lưu ý từ người đứng đầu của một nô lệ được coi là ghi nhớ.

Vụ trưởng Vụ có thể đề nghị các cấp dưới để tăng trên cơ sở:

• nâng cao trình độ của mình;
• tốt nghiệp (tên / giây);
• thâm niên và kinh nghiệm;
• cho thành tích xuất sắc.

Lý do phải được trao trực tiếp đến việc ghi nhớ. Ví dụ, sau đây.

Cục Hậu cần

Tổng giám đốc PP "Netflix" Lyashenko S. Yu.

biên bản ghi nhớ

2001/02/19 № 15

Moscow

Về tăng trong văn phòng Belousovoy Yu. O.

Belousova Yuliya Olegovna làm việc trong PP "Netflix" từ ngày 07 tháng một năm 1999 ở vị trí của quản trị viên của bộ phận hậu cần. Cô có trình độ trong lĩnh vực của họ. Một nhân viên của các giám đốc điều hành và có trách nhiệm, có công suất cao cho công việc và sức chịu đựng trong những tình huống căng thẳng. Tháng 2 15, 2001 nhận bằng thạc sĩ trong "Kế toán và Kiểm toán". Cùng với đó tôi khuyên bạn nên Belousov Julia Olegovna sẽ tăng lên một quản trị viên cao cấp.

Trưởng bộ phận hậu cần obespecheniya_podpis_Elchaninov PL

để mua

Dưới sự mua có nghĩa là sửa chữa hoặc thay thế bất kỳ thiết bị. Memo cho việc mua lại bộ phận bằng văn bản, trong đó nhu cầu nguyên liệu phải được cập nhật và cơ sở kỹ thuật.

Memo, một mẫu trong số đó được hiển thị dưới đây, được biên soạn để mua một máy tính.

bộ phận nguồn nhân lực

Trưởng IT Department Ltd "EPAM" Penkovu D. M.

biên bản ghi nhớ

2009/12/11 số 4

Kharkov

Về sửa chữa (thay thế) của máy tính

Thông báo rằng bắt đầu từ ngày 06 tháng 11 năm 2009 trong bộ phận nhân viên Mashkinoy Tatyany Evgenevny, nhân viên điều hành cấp cao, thất bại thường xuyên xảy ra trên một máy tính cá nhân.

Do những lý do trên, tôi hỏi để sửa chữa hoặc thay thế máy tính càng sớm càng tốt.

Trưởng HR _podpis_ Chistenko VT

ngày nghỉ

Memo kỳ nghỉ ở đây có nghĩa là không theo nghĩa vào phần còn lại rất xứng đáng, và gọi một nhân viên từ kỳ nghỉ, được viết vào đầu của bộ phận, trong đó người lao động có liên quan được đăng ký. Nó xem xét lý do chỉ định. Tài liệu này được đưa giám đốc công ty / tổ chức, ông, đến lượt nó, nên viết một phản ứng - chấp nhận hay từ chối.

Dưới đây là một ví dụ về một bản ghi nhớ cùng với câu trả lời.

Tôi không quan tâm

Bộ phận nhân sự để chuẩn bị dokumenty__Sergeev cần thiết 21/03/2014

Tổng giám đốc của PE "Aukro" Sergeevu V. P.

biên bản ghi nhớ

2014/03/21 № 1

Căn cứ vào kế toán viên cao cấp bệnh của bộ phận kế toán và kiểm toán Morozovoy Tatyany Viktorovny, đang gửi một đề nghị để gọi một kế toán Matveichuk Paul Sergeevnu từ kỳ nghỉ tới 22/03/2014, các

Vụ trưởng Vụ Kế toán và Kiểm toán _podpis_ Marinin RA

Cần lưu ý rằng ngoài việc bằng văn bản và các nghị quyết sản xuất trên một bản ghi nhớ vẫn phải được sự đồng ý của người lao động để xem xét các kỳ nghỉ. Nó cũng phải được chính thức ghi chép lại. Do đó, bản ghi nhớ - chỉ là giai đoạn đầu tiên của quá trình.

về tiền thưởng

Memo trên tiền thưởng được viết, khi sếp muốn thưởng cho nhân viên làm việc hiệu quả. Xét về tiền thưởng của nhân viên là một quá trình đơn giản cho Trưởng giống nhau, đặc biệt là nếu tổ chức không có quy định cho các khoản tiền thưởng và thích làm mà không có nó, nó trở nên khó khăn hơn. Nhưng một trong những giai đoạn của quá trình trong mọi trường hợp là để viết các bản ghi nhớ.

Điều đầu tiên để kiểm tra các đặc điểm kỹ thuật doanh nghiệp trong lĩnh vực này - mỗi công ty có điều kiện riêng của mình tiền thưởng. Nó có thể là trường hợp cụ thể mà người lao động không thể được trao một giải thưởng (kỷ luật, vi phạm hành chính và vân vân. D.), Các nguồn phí bảo hiểm và những thứ tương tự. Sau khi kiểm tra cẩn thận, chúng tôi có thể tiến hành bằng văn bản.

Memo trên tiền thưởng nên chứa những lý do tại sao người đứng đầu bộ phận nói rằng nhân viên cần được khuyến khích. Nếu vị trí trên tiền thưởng có điểm rõ ràng đó chỉ ra, một phần thưởng cho những gì ta tin, quá trình này là đơn giản hơn nhiều. Boss chỉ có thể thông báo cho Giám đốc về việc thực hiện các hạng mục như vậy-và-như vậy và như vậy. Sau đó, thông báo này. Trong một trường hợp khác, người đứng đầu bộ phận chỉ cung cấp khuyến khích nhân viên tự xác định kích cỡ của giải thưởng - một lần nữa, với hệ thống khuyến khích vật chất cho tổ chức.

Điều thú vị là bản ghi nhớ về tiền thưởng thường được gọi báo cáo nhân viên - khi chúng được viết bằng tên của một cấp bậc cao. Một tiến thoái lưỡng nan tương tự phát sinh với các ghi chú của sự rút lui của các kỳ nghỉ, để nâng cao và vân vân. D.

rút

Bản ghi nhớ với write-off của vật liệu cần thiết khi tài sản là hư hỏng hoặc vật chất và cơ sở kỹ thuật là lỗi thời. Đây là loại tài liệu được liên kết chặt chẽ với các ghi chú về việc mua lại và cũng tương tự như trong đặc tả: ví dụ, tương tự như viết một lưu ý cho người đứng đầu của vấn đề nêu trên của các bộ phận, mà làm việc với các tài sản bị hư hỏng (như trong ví dụ về máy tính: một lời kêu gọi đi đến Sở Thông tin).

Dưới đây - một mẫu của một bản ghi nhớ như vậy.

Bộ phận kỹ thuật thông tin

Trưởng Kiểm toán Nội bộ LLC "Troyanda" Suhorukovu D. D.

biên bản ghi nhớ

2006/01/22 số 42

Kiev

Về máy tính ghi-off

Tôi thông báo rằng máy tính thời điểm, trong đó chứa thông tin bộ phận kỹ thuật đã lỗi thời và không có khả năng sản xuất năng lực tính toán đủ cho đầy đủ chức năng của thẻ.

Do những lý do trên, tôi yêu cầu hủy tài sản nêu trên là lỗi thời và thông báo cho bộ phận thu mua của sự cần thiết phải bổ sung các tài liệu và cơ sở kỹ thuật.

Trưởng Cục Công nghệ Tin _podpis_ Chaschenko VT

Tách bản ghi nhớ theo loại

Tất cả những ví dụ trên có thể được chia thành hai loại:

• ghi nhớ cho người lao động, đạo diễn;
• Memo cho bất kỳ bộ phận.

Đối với các loại tiến thoái lưỡng nan là mục đầu tiên đề cập đến trong bài viết này. Mặc dù thực tế rằng thông tin, làm thế nào để viết một bản ghi nhớ cho Giám đốc, rất nhiều, cũng như các ví dụ và các mẫu văn bản, trên thực tế, điều này không hoàn toàn đúng. Vận hành một nguyên tắc như vậy chỉ có thể trong các tổ chức doanh nghiệp, nơi mà tất cả các bộ phận đều bình đẳng và không có vượt trội. Sau đó, viết bản ghi nhớ giữa các bộ phận tự động trở thành chính thức, không phải là ghi nhớ. Trong mọi trường hợp khác, nó được khuyến khích mạnh mẽ khi viết ghi chú để thu hồi người lao động từ kỳ nghỉ, tiền thưởng của mình, miễn nhiệm, đề bạt sử dụng tên của tài liệu "Bản ghi nhớ". Các yêu cầu khác để viết đều giống nhau.

Đối với bản ghi nhớ các bộ phận bao gồm tất cả các mẫu khác - ghi-off mua, vv Họ cung cấp một đại diện chính xác hơn về bản chất của các bản ghi nhớ: .. Truyền thông giữa các phòng ban tương đương mà không yêu cầu can thiệp bằng tay.

lưu trữ

Các ghi chép về dịch vụ liên quan trực tiếp đến nhân viên cá nhân được lưu trữ trong các hồ sơ cá nhân của họ. Tất cả các phần còn lại đều được gửi đến kho lưu trữ của công ty.

Các bản ghi nhớ ban đầu có thể cần khi kiểm tra tổ chức bởi cơ quan có thẩm quyền cao hơn: cung cấp thông tin chi tiết về các hoạt động nội bộ của công ty, sự tương tác của các yếu tố cấu trúc.

Ngoài ra, bản ghi nhớ chính thức, như các tài liệu chính thức, có thể là bằng chứng hoặc bác bỏ trong quá trình tố tụng của một vụ án.

Giống như các tài liệu hỗ trợ khác, bản ghi nhớ có thể được coi là một số loại tài liệu đính kèm bên ngoài của công ty.

Việc sử dụng thường xuyên ghi chép chính thức là tiêu chí để đánh giá tâm trạng chung của công ty và nhân viên của mình đối với các nhà xã hội học, nhà tiếp thị và nhà tâm lý học về tổ chức cán bộ của người lao động.

Một nửa-kinh doanh, một nửa miễn phí phong cách biên soạn ghi chú chính thức phản ánh rõ ràng các mối quan hệ tình huống trong tập thể lao động. Tài liệu đặc biệt thú vị không phải là giữa các phòng ban, nhưng giữa các nhân viên cụ thể của phòng ban - ít phổ biến hơn và do đó dễ nhìn thấy hơn.