Quá trình kinh doanh - đây là những gì? Thiết kế, mô phỏng, tối ưu hóa các quy trình kinh doanh

phương pháp hiện đại của giám đốc công ty đang ngày càng mượn kỹ thuật và công nghệ nước ngoài. Và không phải vì nó là thời trang, nhưng vì nó là thuận tiện và hiệu quả. Một trong những phương pháp phá vỡ tất cả các công việc thường xuyên vào các thành phần cơ bản và sau đó mô tả chi tiết từng nhận được một quá trình kinh doanh. Phải mất rất nhiều thời gian, nhưng chương trình suy luận cho phép tìm và điểm yếu và trách nhiệm quá cồng kềnh và nhiệm vụ rõ ràng. Khi chi tiêu quản lý thời gian có thể uỷ một số trách nhiệm của mình xuống các bậc thang, giải phóng cho mình thời gian để hoạch định chiến lược.

Cuộc sống theo đúng kế hoạch

Một điều nữa là các nhân viên của các công ty thường không hiểu được ý nghĩa của thủ tục này và hoan nghênh sự tự nguyện của quản lý để xác định quy trình kinh doanh quan trọng. Tuy nhiên, ngày càng, chúng ta phải hiểu được mô hình hóa và mô tả các hoạt động cơ bản của từng đơn vị, và thậm chí cả nhân viên. Thậm chí tệ hơn, nếu tình trạng của công ty có những nhân viên đang theo học các quá trình kinh doanh của công ty. Họ không ngừng về điều gì đó họ yêu cầu, phân tâm và gây trở ngại cho việc thực hiện các nhiệm vụ chức năng trực tiếp của tất cả các nhân viên. Phải làm gì?

Hãy bắt đầu từ xa. Mỗi buổi sáng, trước khi hầu hết chúng ta một nhiệm vụ - đến làm việc. Đối với giải pháp thành công của nó cần thời gian để thức dậy, tập hợp lại và diễn ra ở một số phương tiện giao thông (cho dù đó là một chiếc xe cá nhân hay một chiếc xe điện ngầm). Tiếp theo, mỗi thành phần có thể được chia nhỏ thành các thủ tục nhỏ: để thức dậy đúng giờ, bạn có thể đặt báo thức, và bạn có thể yêu cầu một ai đó để đánh thức bạn dậy, vv Bất kể kết quả quyết định phương pháp (kịp thời thức tỉnh) đạt được ... Nhưng tăng, lệ phí và cách làm việc giải quyết các phương pháp khác nhau và kết quả cuối cùng. Trên thực tế, chúng tôi đã đến định nghĩa đầu tiên.

Đối với những gì nó là tất cả bạn cần

Vì vậy, quá trình kinh doanh - một chuỗi hành động cụ đơn giản mà chuyển đổi các nguồn lực thành sản phẩm cuối cùng hữu ích. Trong ví dụ của chúng ta về cuộc sống, có ba quá trình khác nhau, mỗi trong số đó yêu cầu thông tin đầu vào riêng của mình và sau một số thao tác dẫn đến kết quả mong muốn. Tới công ty. Bất kể doanh nghiệp của bạn trong mỗi công ty công việc được xác định bởi mối quan hệ chuyên nghiệp của nhân viên: việc truyền tải thông tin, định nghĩa về sự cần thiết của sản phẩm, phân tích sản xuất và tài nguyên, vv Và điều quan trọng là cần lưu ý rằng tất cả những điều trên có giá trị chỉ khi ba điều kiện được đáp ứng ..:

- Thông tin cho người lao động quan tâm đến cô;

- điều này được thực hiện vào đúng thời điểm;

- hình thức trong đó thông tin được trình bày, là khá đơn giản và dễ hiểu.

Tóm lại ở trên, nó có thể lập luận rằng quá trình kinh doanh - là dòng chảy của thông tin, ứng phó với ba câu hỏi: cái gì, ở đâu và khi nào. Đó là công việc mà được thực hiện trơn tru và liên tục, nó là cần thiết để xác định thành phần của nó. Trong trường hợp này sẽ có sự trùng lặp nhiệm vụ, thiếu nghệ sĩ hoặc thời gian chết.

Khi một quá trình kinh doanh được xác định rõ ràng, mỗi nhân viên không còn là không thể thiếu. Ghi bao nhiêu lần đã phải chờ đợi, khi sẽ có một bệnh viện (hoặc trở về từ kỳ nghỉ) một số đồng nghiệp của mình; trong sự vắng mặt của bạn trên điện thoại chỉ không ngừng đổ chuông, và tất cả mọi người đang cố gắng tìm ra những gì và làm thế nào bạn đang làm. Và nếu bạn đáp ứng một yêu cầu để được hướng dẫn và thực hiện một mô tả khá chi tiết về quy trình kinh doanh, bạn có thể cổ vũ và bình tĩnh và thư giãn, và đôi khi chỉ để ăn trưa ...

Chuyển sang các định nghĩa ngôn ngữ chính thức, chúng tôi sẽ lập luận rằng các mô tả về quy trình kinh doanh, công ty đặt các mục tiêu:

• hiểu được cấu trúc tổng thể của tổ chức và xác định động lực của sự phát triển của nó;
• xác định những thách thức và cơ hội để vượt qua chúng hiện hành;
• thiết lập rõ ràng cho tất cả những người tham gia (nhà phát triển, người sử dụng, khách hàng, vv ...) mục đích và mục tiêu của hệ thống;
• xây dựng các yêu cầu cho các phần mềm cần thiết.

Tất nhiên, bằng cách riêng của mình, mô tả quy trình kinh doanh là không quan tâm. Nhưng ở đây nó là dành cho tái cấu trúc - nhiệm vụ chính. Chỉ bằng cách tìm hiểu cấu trúc của mối quan hệ, và cách dòng chảy thông tin, chúng ta có thể nói về suy nghĩ lại tải ngữ nghĩa của cả doanh nghiệp và các đơn vị cá nhân của mình. Tuy nhiên, tổ chức lại phải được thực hiện để đạt được một số mục tiêu: để nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng; giảm chi phí; cung cấp tự do hơn trong việc quyết định người biểu diễn (giảm về hiệu suất của công trình) và vân vân. d.

phân loại đơn giản

Thông thường, sự cần thiết phải mô tả các quy trình kinh doanh thông tin xuất hiện trong các doanh nghiệp có cấu trúc chức năng theo định hướng. Thực tế là mục đích và mục tiêu của phòng ban khác nhau có thể xung đột với nhau. Điều này sẽ không chỉ dẫn đến giảm khả năng sinh lời của công ty, mà còn để mất nó khả năng cạnh tranh.

Cách tiếp cận hiện đại để quản lý đang ngày càng một quá trình trong tự nhiên. Tất cả công việc được đánh giá là một tập hợp cụ thể của các quá trình (mỗi trong số đó bao gồm một hoặc một số hoạt động cơ bản). Để hợp thức hóa và chuẩn hóa các phương pháp áp dụng theo thể loại các quá trình như vậy (phân loại diễn ra liên quan đến các sản phẩm giá trị gia tăng):

• cơ bản - những người mà qua đó công ty nhận được thu nhập: sản xuất, tiếp thị, cung ứng;
• kiểm soát - những người mà thiết lập các mục tiêu và mục đích của các phòng ban và người biểu diễn cụ thể;
• hỗ trợ - những người cung cấp nguồn lực sản xuất, nhưng nó không thêm giá trị cho sản phẩm cuối cùng: việc chuẩn bị và lựa chọn nhân sự, hỗ trợ tài chính, pháp luật bảo vệ, vv ...

Bên cạnh những sự độc lập đã được đề cập trong những yếu tố con người và thích ứng đơn giản của nhân viên mới, mô tả quy trình kinh doanh làm cho nó có thể quản lý hiệu quả chi phí vận hành của công ty.

tính

Bây giờ nó trở nên rõ ràng rằng công ty quản lý phải không chỉ xác định các luồng thông tin có liên quan, nhưng rõ ràng mô tả tất cả các hoạt động. Vì chúng ta đã biết rằng quá trình kinh doanh - là một phần của tổng thể công trình, đi từ người này sang người khác (trong đơn vị chức năng của bạn hay không - không quan trọng), sau đó chuyển sang thực tế là tất cả mọi thứ trên thế giới có thể được thống nhất. Một hoạt động chuyên nghiệp - thậm chí nhiều hơn như vậy.

Không phụ thuộc vào phạm vi của mỗi quá trình kinh doanh có thể được mô tả với các đặc điểm giống nhau.

- Giao diện - đây là sự khởi đầu và kết thúc của một thao tác đơn giản.

- Chủ sở hữu - một nhân viên công ty, người không chỉ có các nguồn lực cần thiết để làm việc với, nhưng cũng có kế hoạch, phân tích, quản lý quá trình này; và quan trọng nhất - đó là chịu trách nhiệm về kết quả.

- Đăng nhập - thông điệp thông tin nhận được trong bất kỳ hình thức được chấp nhận trong các doanh nghiệp, trong đó xác định nhu cầu về thông tin và đánh dấu sự khởi đầu của quá trình.

- Thoát - thông tin hoặc cụ thể hóa một phần của sản phẩm được tiêu thụ bên ngoài cho khách hàng nghệ sĩ.

- Nghệ sĩ - các nhân viên của công ty, tham gia vào quá trình tương tự.

- Tài nguyên - vật liệu hoặc các thông tin hoạt động mà không thay đổi trong quá trình hoạt động (và chỉ phục vụ để chuyển đổi thông tin đầu vào cho sản phẩm cuối cùng).

- Quản lý chất lượng - ngành công nghiệp hoặc các chỉ số nội bộ (do Công ty Quản lý) để xác định tính hiệu quả của công việc.

lựa chọn bắt buộc của các quá trình tiểu học

Tất nhiên, không phải mọi công ty phải mô tả các quá trình kinh doanh. Tuy nhiên, có một số trường hợp mà không làm mà không có tẻ nhạt. là gì chính:

• Hoạt động của doanh nghiệp là tự động. Trong trường hợp này, sơ đồ quy trình kinh doanh dịch nhu cầu khách hàng vào lập trình ngôn ngữ đơn giản.
• Cải thiện hoạt động của công ty. Không chỉ hiện đại hóa thiết bị và công nghệ để giúp cải thiện sản phẩm cuối cùng; tối ưu hóa quy trình kinh doanh cung cấp một cơ hội để xác định những điểm mạnh và điểm yếu của công việc và đưa các giải pháp kiểm soát thích hợp.
• tổ chức chứng nhận tiêu chuẩn quốc tế (ISO). Tạo giống nhau cho tất cả nhân viên của hệ thống kiểm soát chất lượng.

Làm thế nào để gửi một mô tả của khách hàng

Mô hình hóa quy trình kinh doanh đòi hỏi phải có một mô tả của từng hạng mục. Làm thế nào để làm điều đó không đau đớn cho tổ chức? Ba phương pháp chính áp dụng trong thực tiễn thế giới: văn bản, đồ họa và bảng.

mô tả văn bản liên quan đến tất cả các tiến bộ trong một chuỗi đơn giản và dễ hiểu. Hình thức và nội dung có thể là miễn phí (nếu bạn chưa phát triển các tiêu chuẩn quốc tế hoặc ngành) và quy định các tài liệu. Ví dụ: bộ phận bán hàng truyền tài liệu kế toán cho giai đoạn trong bộ phận quy hoạch; nhân viên của bộ phận kế hoạch để thực hiện công việc phân tích để xác định sự phân bố và động lực của sự cần thiết phải thực hiện điều chỉnh trong sản xuất; kết quả của bộ phận kế hoạch được chuyển đến bộ phận tiếp thị, nơi mà các phân tích những nguyên nhân của tăng trưởng (giảm) Bán hàng và m. d.

Đồ họa sơ đồ quy trình kinh doanh cho phép chuẩn đoán kết quả của công tác phân tích. Không cần phải nhắc nhở rằng các nhận thức trực quan của các thông tin một cách hiệu quả nhất. Do đó, tất cả các loại biểu đồ và sơ đồ cho phép chúng tôi nhanh chóng hiểu những gì đang xảy ra và tìm ra giải pháp đúng.

Trong trường hợp nhiệm vụ chính của các hoạt động cải cách - tối ưu hóa quy trình kinh doanh, nó là cần thiết để sử dụng một dạng bảng để mô tả chúng. Với nó dễ dàng hơn để hiểu trình tự các bước và hướng của dòng chảy của thông tin. Các tấm loại chứa không chỉ là một mô tả về chức năng của các đơn vị thường xuyên, mà còn đồ thị của văn bản đến và đi, tiêu đề (có thể được quy định như một đơn vị tổng thể, và người lao động cá nhân) và vân vân. D.

Làm thế nào để mô tả quá trình kinh doanh

Nó là không đủ để thực hiện phân tích các quá trình kinh doanh. Điều quan trọng nhất trong trường hợp này là đúng, nhưng tại cùng một thời gian và dễ dàng mô tả. Để bắt đầu trình bày rõ tên của một quá trình duy nhất. Điều này sẽ giúp để hiểu đặc điểm, hiệu quả của nó và logic trong chuỗi tổng thể của hoạt động sản xuất.

Sau đó, bạn nên xác định những thông tin đầu vào cần thiết cho việc thực hiện đúng nhiệm vụ, cũng như danh sách việc cung cấp tài nguyên. Trình tự ghi các hoạt động đơn giản, trong đó quá trình này sẽ không bỏ lỡ và đừng quên bất cứ điều gì.

Mô hình hóa quy trình kinh doanh không thể làm mà không có chủ sở hữu quy trình và giám sát hệ thống thực hiện. Để kết thúc này, cần lưu ý trong mô tả của các điều khoản tiêu chuẩn hoàn thành công việc và danh sách các tài liệu được gửi đến liên kết sau. Nếu bạn đơn giản hóa mô tả sẽ giống như sau: "... sau khi phân tích doanh thu trong giai đoạn bộ phận kế hoạch lao động lấp đầy hình thức thành lập (bảng), mà truyền cho bộ phận tiếp thị ..."

Đề án đơn giản hóa của các mô tả về quá trình sản xuất

Trong việc biên soạn các mô tả thường hầu hết nhân viên đang phải đối mặt với thực tế là không biết làm thế nào để lời nói giao tiếp các nội dung công việc của họ. Để hệ thống quy trình kinh doanh rõ ràng và có cấu trúc, bạn có thể tạo một bản ghi nhớ. Nó phản ánh những câu hỏi mà cần phải cung cấp một câu trả lời rõ ràng và chi tiết càng nhiều càng tốt. Vì vậy, câu hỏi là gì?

• Gì? Nó mô tả mà cụ thể thực hiện trong hoạt động này.
• Tại sao? Truyền mục tiêu hoạt động.
• Khi nào? Nó xác định người khởi xướng thực hiện.
• Ai? Nó đề cập đến các nghệ sĩ cụ thể.
• Làm thế nào? Nó liệt kê các nguồn lực cần thiết.

Phát triển quá trình kinh doanh cho thấy rằng bạn có thể sử dụng tất cả các cách để mô tả. Như vậy, bạn sẽ có được sơ đồ chi tiết nhất về công việc. hiện thân đồ họa sẽ tiết lộ mối quan hệ của các đơn vị chức năng, và một bảng văn bản, và cung cấp cho các nội dung của từng hoạt động. Thật không may, tự động hóa các quy trình kinh doanh là không thể không làm việc sơ bộ thời gian này.

Làm thế nào để thu thập thông tin

Trên thực tế nó được biết đến nhiều cách như thế nào để có được những thông tin cần thiết. Đầu tiên chúng ta cần phải phân tích các văn bản quy định chi phối nhân viên của công ty. Sau đó, nên tiến hành các cuộc phỏng vấn cá nhân với mỗi thủ phạm trực tiếp để mô tả nội dung công việc của mình. Hơn nữa, để tinh chỉnh và làm rõ các vấn đề gây tranh cãi, tư vấn, các nhà phân tích phải sử dụng giám sát việc thực hiện các quy trình kinh doanh.

Nếu một cách tiếp cận toàn diện để giải quyết vấn đề, quá trình kinh doanh tự động hóa dường như không tập thể dục nên tẻ nhạt và vô ích.

nhóm làm việc

Tuy nhiên, nếu nhiệm vụ chính của công ty - quá trình kinh doanh tự động hóa, và thu hút tư vấn bên ngoài quản lý công ty không có ý định, nhất thiết phải đặt ra câu hỏi: "Bắt đầu từ đâu?" Bước đầu tiên là một nhóm làm việc của người lao động của công ty. Đó là mong muốn rằng các thành viên của nhóm làm việc có tuyệt vời kỹ năng phân tích và khả năng lắng nghe. Trong thực tế, như đã lưu ý, hầu hết công việc là tiến hành các cuộc phỏng vấn cá nhân với quy trình kinh doanh biểu diễn.

Tiếp theo, bạn cần phải thực hiện một bức tranh thực sự của sự hoạt động của hệ thống. Như để hiện đại hóa các công việc doanh nghiệp và mang lại lợi nhuận để nói về tái cấu trúc hoàn hảo có thể xảy ra. Vì vậy nó là cần thiết để sửa chữa hệ thống và hướng dòng chảy thông tin vào lúc bắt đầu của việc tối ưu hóa.

Những gì có trong mô tả

Để tránh nhầm lẫn và không rõ ràng trong các mô tả về quy trình kinh doanh, các chuyên gia khuyến cáo sử dụng sơ đồ quy trình. Đây tài liệu chuẩn cho phép để thống nhất tất cả các hành động không phụ thuộc vào phạm vi ảnh hưởng của nghệ sĩ và sự phức tạp của các hoạt động được mô tả.

Bất kỳ mô tả có thể được chia thành các phần sau:

• Quá trình mẫu thống nhất (thường là một bảng);
• bản đồ quy trình kinh doanh (có thể được trình bày dưới mọi hình thức - mô tả văn bản, một hình ảnh hay bảng);
• các tuyến đường (dòng chảy vào và ra thông tin, nguồn lực và tài chính);
• ma trận của các quá trình kinh doanh khác nhau (tương tác Bảng giữa các quá trình khác nhau cho phép phân bổ dòng tiểu học và trung và hoạt động);
• sơ đồ (sơ đồ của một quá trình kinh doanh);
• Mô tả văn bản chi tiết;
• tài liệu (tạo các tài liệu xác nhận quá trình thực hiện);
• xác định các chỉ số của một quá trình kinh doanh (hiệu suất tìm kiếm và các chỉ số, có thể được kiểm soát không chỉ tiến bộ, mà còn là chất lượng);
• quy định (nói cách khác, mô tả công việc).

chỉ số

Như đã nhiều lần chỉ ra, bất kỳ quá trình phải được một cái gì đó đo. Đó là lần đầu tiên cần thiết của tất cả để đánh giá hiệu quả của toàn bộ doanh nghiệp. Thông thường, các chuyên gia khuyên bạn nên kiểm tra quy trình kinh doanh trong bốn yếu tố: thời gian, chi phí, chất lượng và số lượng.

Nhưng mô hình quy trình kinh doanh năng động và đa dạng. Vì vậy, nó thường là không đủ để đánh giá chỉ là tốc độ thực hiện công việc; bạn phải đưa vào tài khoản các điều kiện làm việc và cơ sở hạ tầng doanh nghiệp. Bên cạnh đó, hầu hết các ngành công nghiệp không thể tồn tại mà không cần các nhà cung cấp, tài chính, hậu cần và các đối tác. Đây cũng là chỉ số đo lường.

Và, tất nhiên, chúng ta không được quên đi những phương tiện truyền thông và các yếu tố con người. Việc lớn hơn trình độ đào tạo, càng ít thời gian nó sẽ mất để xem xét hướng dẫn và nhập thông tin.

Tại trung tâm của hầu hết các nguyên tắc của phân tích cấu trúc và thiết kế (SADT - Structured Phân tích và thiết kế kỹ thuật) phương pháp xây dựng mô hình hiện nay được trình bày, cũng như một số ngôn ngữ thuật toán. Bạn có thể nói về sự tồn tại của một số mô hình phân tích các quá trình kinh doanh cốt lõi:

- Business Process Modeling - trong thực tế, người mẫu - cho thấy các khía cạnh chức năng của sự tồn tại của công ty.

- Làm việc luồng Modeling - mô tả công việc và cũng tương tự như sơ đồ bản vẽ.

- Data Flow Modeling - không giống như trước đó, mô tả một dòng dữ liệu (thông tin); Nó được thiết kế để tạo ra một chuỗi các hoạt động.

Shewhart chu kỳ, Deming

quy trình kinh doanh chính (1C cho phép bạn tách chúng ra khỏi danh sách chung) được khuyến khích để mô tả trong một văn bản riêng gọi là "Quy tắc của công việc sản xuất." Tất cả những gì là ít quan trọng trong tự nhiên hoặc bao gồm một số ít các hoạt động đơn giản, thường được mô tả trong mô tả công việc.

Trong việc xây dựng các quy tắc phải đưa vào tài khoản các điều kiện của chu kỳ cải tiến liên tục của công ty (mô hình Shewhart-Deming). quy định của nó lập luận rằng việc tối ưu hóa và cải thiện - một quá trình vô tận. Tức là bao gồm các quyết định hành chính như hiện nay đã quản lý một vòng luẩn quẩn: lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát, điều chỉnh.

Trong việc xây dựng quy chế nên đưa vào tài khoản các nguyên tắc đảm bảo mô hình phù hợp Shewhart-Deming:

1. Việc tính toán các chỉ tiêu cho giai đoạn tiếp theo.
2. Phân tích sự năng động của độ lệch và tài liệu trong những nguyên nhân bị cáo buộc.
3. Xác định các hoạt động khắc phục và phân tích hiệu quả của chúng.

Phát triển của mô hình phải phù hợp với các quy tắc kinh doanh. Như thường chấp nhận nguyên tắc có lợi cho cơ sở bản quy phạm pháp lý của Nhà nước, trong đó công ty hoạt động. Mô hình thứ hai là cơ sở cho chính sách của công ty của công ty.

Thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng, bạn cần phải chăm sóc của sự phát triển và hài hòa hóa quy trình kinh doanh. Như đã đề cập trước đó trong bài viết này - không phải lúc nào nhân viên của công ty hiểu được tầm quan trọng của hiện đại hóa bắt đầu. Đưa cho mỗi nhân viên về tầm quan trọng của việc tạo ra một mô hình hiệu quả của quy trình kinh doanh - nhiệm vụ của quản lý cấp cao.

Đối với nó được thiết lập tốt và hệ thống được thiết kế tốt sẽ không chỉ đơn giản bây giờ nhận tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng quốc tế ISO 9001: 2008, mà còn cải thiện đáng kể hiệu quả của mỗi nhân viên.

Cả hai yếu tố lãnh đạo công ty để tăng tính cạnh tranh của thị trường, trong đó, đến lượt nó, có tác dụng mang lại lợi ích cho cả nhà đầu tư và khách hàng.