Các loại danh pháp của các vấn đề, các tính năng của họ và mục đích

Tổ chức quản lý tài liệu hiệu quả tại các doanh nghiệp là không thể mà không tạo ra các điều kiện thích hợp cho nó. или на бумажных носителях. Một trong số đó đóng vai trò như các danh pháp của các vấn đề dưới dạng điện tử hoặc trên giấy. Nếu bác sĩ chuyên, mà hoạt động này được kết nối với các tài liệu, hỏi: "các loại danh pháp của vấn đề là gì" - nó phải gọi chính xác họ. Thực tế là người lao động như vậy có nghĩa vụ phải biết phân loại để nhanh chóng tự định hướng trong tài liệu mảng.

Phạm vi của các trường hợp: khái niệm, các loại, nội dung, giá trị

Trước khi mô tả trật tự sáng tạo, hiểu các thuật ngữ. представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. Các loại trường hợp danh pháp là loại phát triển theo mẫu quy định danh mục hệ thống của tên của khu phức hợp các văn bản được tạo ra bởi các công ty trong hoạt động của nó, cho thấy giai đoạn lưu trữ. Họ là cần thiết cho việc tìm kiếm nhanh chóng trong các hành vi cần thiết. tốc độ của các giao dịch sẽ phụ thuộc vào phạm vi chất lượng. Các danh mục sử dụng để phân phối và nhóm hành vi thực hiện trong thư mục dùng, chỉ số thiết lập thời gian lưu giữ an toàn. Họ cung cấp một sự sáng tạo tệp tham chiếu và đóng vai trò như một nguồn thông tin kế toán. , как типовая, примерная, индивидуальная. Trên thực tế, các loại danh pháp sử dụng tác phẩm như một điển hình, cá nhân gương mẫu. Công ty có nghĩa vụ để phát triển một cách độc lập một danh sách có tính đến các chi tiết cụ thể các hoạt động của họ.

yêu cầu

, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. Với hàng loạt các loại vụ án, đặc điểm và mục đích của họ, quy định nghĩa các quy tắc được sử dụng trong tổng hợp của họ. sau trong sự hình thành của danh sách:

1. Quan sát sự hiệp nhất của cách tiếp cận để kế toán, mô tả, tổ chức, tìm kiếm và lưu trữ tài liệu.
2. Sử dụng lập chỉ mục. Nó cung cấp sửa đổi, điều chỉnh, bổ sung các phần có liên quan của các danh sách.
3. Kiểm soát các chỉ số ổn định.

đặc điểm chung

, указанные выше. Chúng ta hãy xem xét ngắn gọn về mục đích và phạm vi của các loại vụ án nêu trên. danh sách cá nhân được phát triển cho một tổ chức cụ thể. Họ phản ánh các tài liệu sử dụng cho các hoạt động hàng ngày của nó. Trong cùng một ngành có xu hướng liên quan đến các công ty sử dụng cùng một loại hành vi. номенклатуры дел. Cho thống nhất và nhóm của họ sử dụng thuật ngữ tiêu chuẩn và khoảng e giao. Sau đó có một đề nghị. дел являются обязательными. loại điển hình của trường hợp danh pháp là bắt buộc. Chúng thường được cài đặt với một chỉ số thống nhất cho các công ty trên toàn ngành công nghiệp (hệ thống). danh pháp điển hình và mẫu mực biên soạn tổ chức mẹ. Họ phục vụ như một nền tảng cho sự hình thành của danh sách cá nhân cho các doanh nghiệp cụ thể. Họ, đến lượt nó, tùy thuộc vào thỏa thuận với các cấu trúc cao hơn. находятся в ведении квалифицированных специалистов. Các loại danh pháp của các vấn đề và thiết kế của họ được điều hành bởi các chuyên gia có trình độ. Họ bị hấp dẫn bởi hàng tồn kho và tổ chức công việc với họ. danh pháp hình thành nên được phối hợp với các doanh nghiệp văn phòng và lưu trữ.

yếu tố quan trọng

Danh pháp của vấn đề phải có mặt tại tất cả các doanh nghiệp, không phụ thuộc vào sự tồn tại của một tiêu chuẩn hoặc bản thống kê. Đối với tổ chức được coi là phát triển tối ưu của tài liệu hợp nhất. подразделений. Nó bao gồm tất cả các loại danh pháp của các phòng ban các vấn đề. Một danh sách hợp nhất của thoả thuận với các kho lưu trữ thích hợp. Sau khi phê duyệt, lãnh đạo trong các đơn vị cấu trúc chuyển mục xả để sử dụng trong công việc của họ.

Các chi tiết cụ chuẩn bị

, но и состав, количество документов, используемых на предприятии. Đối với nhân viên, phát triển danh sách kiểm tra, điều quan trọng là phải biết các loại khác nhau của danh pháp của vấn đề, mà còn thành phần, số lượng các tài liệu sử dụng trong doanh nghiệp không chỉ là những gì. Trong hoạt động của mình, các chuyên gia sử dụng vị trí của tổ chức, hiện tại và danh sách các hành vi, biên chế, phân loại, hàng tồn kho, tập tin tài liệu tham khảo năm ngoái và như vậy. Các sơ đồ phân loại danh pháp sẽ phụ thuộc chủ yếu vào cấu trúc của doanh nghiệp. tầm quan trọng đáng kể và chức năng mà nhận ra tổ chức. Về vấn đề này, như các loại thông tin có thể hoạt động các bộ phận như nội bộ, và nhiệm vụ quản lý.

các loại tài liệu

Phạm vi của các trường hợp này nên bao gồm tất cả hành vi phản ánh các hoạt động của công ty. Các tài liệu được sử dụng bởi các hiệp hội công cộng được đưa vào danh sách các tổ chức mà họ đã tạo ra. Trong thuật ngữ có thể kinh doanh hiện tại và chưa hoàn thành mà đến từ các công ty bên thứ ba cho các giải pháp, tập tin tham khảo. Không được đưa vào danh sách các ấn phẩm. Những bao gồm, inter alia, bao gồm quyết định các bộ sưu tập, bản tin, sách hướng dẫn, tạp chí tham khảo, tài liệu quảng cáo, dấu hiệu và vân vân. Không bao gồm hàng loạt các bảng chữ cái và các vật liệu phụ trợ khác, mà không phản ánh những xu hướng chính của tổ chức.

Trình tự chung

списка разделов и подразделов классификационной схемы. Các văn bản của danh pháp của các trường hợp có dạng của một danh sách các bộ phận và các phần phụ của chương trình phân loại. Tại các văn bản tiêu đề phức tạp cùng một thời gian nhất định. thông tin cần thiết từ các tài liệu được ghi lại trong các hình thức của báo cáo. Sau đó, chúng được sử dụng trong việc hình thành các hạng mục công trình. Danh sách này có thể xuất hiện dưới dạng một bảng. Ví dụ:

Danh pháp của các vấn đề trong các loại hình trường cải huấn 8

Xác định ngôn ngữ cho chú thích

Nó được thực hiện theo quy định thành lập. Đặc biệt, họ nên:

1. Trong hình thức tổng quát phản ánh chính xác nội dung của vụ án, các thành phần của tài liệu được đặt trong nó, các loài và phụ kiện chức năng.
2. Bao gồm các yếu tố ràng buộc sắp xếp theo một trình tự rõ ràng:

• Tên của loại hoặc kiểu phụ. Đây có thể là một bản ghi thư từ, đơn đặt hàng, giao thức, và vân vân.
• Tên tổ chức đơn vị / cơ cấu. Có phải chứa thông tin về các nhà phát triển / tác giả của tài liệu.
• Tên của công ty, mà sẽ được đề cập đến hoặc từ đó nó được trù được hành vi đó được đặt trong trường hợp.
• Mô tả tóm tắt văn bản.
• Tên của lãnh thổ, trong đó có liên quan đến nội dung của hành vi.
• Thời gian (ngày), mà các tài liệu được đặt trong trường hợp. Nó cũng cung cấp thông tin về sự sẵn có của bản.

Hoạt động về một vấn đề

Trong việc xây dựng các tiêu đề của các trường hợp trong đó có giấy tờ như vậy, nếu họ không liên quan đến trình tự thực hiện, từ "văn bản", và cuối cùng (trong ngoặc đơn) cho thấy loại chính của họ. Đây có thể là báo cáo, kế hoạch, vv Việc xây dựng có thể ví dụ như sau :. "Các tài liệu về các cuộc hội thảo về tài liệu lưu trữ tại doanh nghiệp (danh sách các ấn phẩm dạy học khuyến cáo, danh sách)."

sự tương hợp

trường hợp tiêu đề, trong đó nó được chứa, bao gồm các thuật ngữ thích hợp. Sau chữ "thư" cho thấy, về những gì vấn đề và từ đó nó được tiến hành. Trong tiêu đề của các trường hợp trong đó có chữ phóng đồng nhất, tên của họ không được đưa ra. Thay vào đó, họ chỉ ra một loài phổ biến. Các từ ngữ, ví dụ, có thể là thế này: "Thư với các ngành về báo cáo và lập kế hoạch hàng năm của tổ chức." Nếu có những chữ cái trong phóng viên đa dạng, họ cũng không được liệt kê. Trong trường hợp này, chỉ duy nhất là chủ đề của truyền thông. Ví dụ: "Thư về những vấn đề liên quan đến sự thích nghi của các nhân viên." Tên của một phóng viên cụ thể chỉ cho biết khi nào chỉ trên thực tế chứa các chữ cái để anh ta và từ anh ấy.

Các tài liệu liên quan đến một địa phương cụ thể

Nếu mọi thứ được hình thành từ những hành vi như vậy, các chức danh là những cái tên cụ thể của các đơn vị hành chính lãnh thổ tương ứng. Nó phải đưa vào tài khoản một số sắc thái:

1. Nếu nội dung của tập tài liệu bao gồm một số khu vực đồng nhất, tên cụ thể của họ không được liệt kê. Trong trường hợp này, được đặt tên mô hình tổng thể của họ. Các từ ngữ có thể là: "Tài liệu về tổ chức của sự tương tác của Thủ trưởng Bộ Quốc phòng để chống lại chủ nghĩa khủng bố."
2. Nếu nội dung có liên quan đến một trong những đơn vị hành chính lãnh thổ, tên của nó đã nêu trong tiêu đề.

bổ sung

Trong các trường hợp tiêu đề, trong đó sẽ bao gồm các tài liệu kế hoạch / báo cáo bao gồm dữ liệu về thời gian mà họ đang sáng tác. Đây có thể là một phần tư hoặc năm, nửa năm. Các tiêu đề của các trường hợp sử dụng để tóm tắt văn bản đồng nhất, tên cuối cùng được thể hiện ở số nhiều. Ví dụ: "Đơn đặt hàng trên đề bạt cán bộ của tổ chức."

tạo khối lượng

Trong trường hợp người ta cho rằng nó sẽ được hình thành một số bộ phận (ví dụ, với một số lượng đáng kể tài liệu), lần đầu tiên xây dựng một tiêu đề phổ biến, và sau đó (nếu cần thiết) - tên cho các bộ phận của nó. Cuối cùng chức năng cập nhật được thực hiện. Ví dụ: "Memo cho năm 2015", "Volume 1. Memo cho nửa ngày 1 năm 2015". Trong quá trình hình thành và giải phóng mặt bằng phức tiêu đề có thể được xác định tài liệu. Đồng thời nó cấm đưa vào họ sắp xếp từ ngữ, không cụ thể. Đặc biệt, nó không được phép sử dụng các từ như "khác nhau", "thư chung" và vân vân. Đó là khuyến cáo để tránh việc sử dụng các phiên nhau phức tạp và những lời giới thiệu.

tinh giản

Nó có thể được thực hiện theo hai cách:

1. Trong quá trình hình thành của danh pháp của toàn bộ tổ chức vào đầu danh sách chịu đựng tiêu đề về kinh doanh, trong đó có hành vi tổ chức và hành chính. Tiếp theo, theo thứ tự tầm quan trọng của họ để chỉ ra tên của các loại khác (hợp đồng, lập kế hoạch và báo cáo, vv) giảm dần. Củng cố các trường hợp trong cấu trúc phân vùng, cũng như sự phân công của tên cuối cùng phải dựa trên hành vi mối quan hệ cụ thể và chức năng trong họ.
2. Trong sự hình thành của một danh sách hợp nhất trong những cái tên của các phần sẽ đóng vai trò trực tiếp tên các bộ phận trên cơ sở đó nó được làm bằng hệ thống phân loại. Các tên được bố trí phù hợp với các nhân viên.

định nghĩa từ ngữ

thời gian cài đặt trước là cần thiết để đảm bảo việc tổ chức giám sát thường xuyên của việc thực hiện, điều chỉnh kịp thời các chế độ lưu trữ. Ví dụ, thời gian có thể thay đổi từ tạm thời để vĩnh viễn, nếu có những lý do cho việc này. Thời gian quy định phải phù hợp với các mô hình dữ liệu (phòng ban) danh sách các tài liệu được tạo ra trong hoạt động của doanh nghiệp. Nếu danh sách này không có sẵn, sử dụng xấp xỉ / thuật ngữ điển hình. Xác định thời gian lưu giữ cũng có thể được thực hiện trong sự phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền của Cơ quan lưu trữ Liên bang.

gán chỉ số

Nó được thực hiện để xác định hoạt động và lỗi các trường hợp và các tài liệu bao gồm trong đó. Index đại diện cho một biểu tượng hình thành với chữ số Ả Rập. Nó có thể bao gồm bộ phận mã với việc bổ sung một số serial của vụ án (với một dấu gạch ngang). Ví dụ, bộ phận kế toán được gán Mã 05. Là một tài liệu, phần mở đầu của những người ủng hộ báo cáo thường niên. Theo đó, trường hợp có chứa các hành động, như một phần của danh sách hợp nhất là chỉ số 05-01.