Phạm vi của các trường hợp. Trình tự của sự hình thành

Tất cả các tài liệu sau khi thực hiện của họ phải được nhóm lại trong trường hợp. Thuật ngữ "kinh doanh" phù hợp với GOST 51.141-98 phải được hiểu một tài liệu duy nhất hoặc thiết lập các tài liệu, trong đó liên quan đến một hướng cụ thể của tổ chức và được đặt trong một thư mục dưới bìa riêng biệt. Đối với sự hình thành đúng, lưu trữ và ghi các trường hợp trong mỗi tổ chức phải hàng năm (tính đến những thay đổi trong môi trường bên ngoài và nội bộ) thành phần danh mục giao, đó là điều cần thiết cho một tìm kiếm nhanh các văn bản.

Khi hình thành các công việc của bất kỳ đơn vị cần được hướng dẫn bởi các yêu cầu của hệ thống nhà nước thống nhất về lưu trữ hồ sơ. Nội dung chủ yếu được quy định trong GOST 51.141-98, các tài liệu chính của Cục lưu trữ của Chính phủ Nga, hướng dẫn lưu trữ cơ quan, danh sách các tài liệu tài liệu. Điều bắt buộc tuân thủ các điều khoản của lưu trữ các tài liệu và các tập tin. Nếu một tổ chức với một cấu trúc phức tạp và nhiều chức năng trong từng bộ phận và toàn bộ tổ chức áp dụng nguyên tắc thống nhất các văn bản tổ chức, hình thành và các trường hợp lập chỉ mục. Vì vậy nhân viên của Bộ giao danh mục, chất lượng dịch vụ, bất kỳ khác đơn vị cấu trúc hoặc tổ chức nên được hình thành có tính đến các yêu cầu của văn bản quy phạm.

Tại bước đầu tiên là xác định các vấn đề và các loại văn bản, trong đó phải bao gồm các đơn vị danh mục hoặc tổ chức các trường hợp. Chúng ta nên tiến hành từ nhu cầu để trang trải toàn bộ số tiền của tài liệu hướng dẫn cách tạo và nhận được. Khi bạn nhìn thấy những câu hỏi mới không nằm trong danh pháp, nó là cần thiết để làm bổ sung. Mẫu giao danh pháp nên cho phép cập nhật kịp thời nó. Vì vậy, khi giao lập chỉ mục nên cung cấp khả năng chỉ số mới và loại trừ thay thế chỉ số được gán trước đây trường hợp đã được hình thành. Đi qua kinh doanh dở dang chuyển sang phạm vi năm tới từ việc bảo tồn số lượng ban đầu.

Tiêu đề của từng trường hợp phải rõ ràng và tiết lộ đầy đủ các thành phần của vụ án và nội dung của tài liệu được đặt trong thư mục này. Vào một thư mục phải được xác định chỉ số và tuổi thọ của các trường hợp. Củng cố các trường hợp được thực hiện trên cơ sở danh nghĩa, ví dụ, đơn đặt hàng, giao thức, hướng dẫn và vân vân. Trường hợp có thể được cấu hình một cách chi tiết, ví dụ, tương ứng với một phóng viên nào đó, tương ứng cho việc cung cấp nguyên liệu, thư từ với các phóng viên, kết hợp trên cơ sở lãnh hải, và vân vân.

Khi văn bản nhóm nên chú ý đến các điều khoản của lưu trữ của họ. không thể được kết hợp thành một trường hợp tài liệu lưu trữ tạm thời và vĩnh viễn hoặc thời gian lưu trữ khác nhau. Nó không được phép đưa vào dự thảo thỏa thuận, tài liệu không liên quan hoặc tùy chọn bản nhân. Trong sự hình thành của các vấn đề cần được kiểm tra sự hiện diện của đầy đủ chữ ký tài liệu và giải phóng mặt bằng thích hợp.

Xã lập chỉ mục và thứ tự ưu tiên cần được thực hiện theo thứ tự quan trọng. Là người đầu tiên phác thảo các văn bản quan trọng nhất (đơn đặt hàng, quy định hoặc khác văn bản hành chính). Danh pháp của vấn đề nên chứa các chỉ mục và tiêu đề của công việc, các điều khoản và điều kiện lưu trữ, lệnh di tản. Phạm vi của các trường hợp theo lệnh thành lập trong tổ chức chấp thuận và đồng ý với các sĩ quan của Lưu trữ Nhà nước khu vực. Vào cuối năm trong Danh mục ban hành kỷ lục chính thức cho thấy số lượng các trường hợp đã được khai trương trong năm trong mỗi loại. Nộp các trường hợp lưu trữ vĩnh viễn hoặc xử lý các trường hợp lưu trữ tạm thời (lúc trưởng thành) được thực hiện theo quy định của thành lập bởi các Chỉ thị về văn phòng làm việc của tổ chức đúng.