Quản lý hồ sơ và quản lý tài liệu là gì?

Thành công trong kinh doanh phụ thuộc vào tổ chức thích hợp của nó. Cả hai nhà quản lý và nhân viên nên biết rằng thủ tục giấy tờ như vậy. tính năng của nó là gì, những loại có, và những gì quy định cần được đưa vào tài khoản trong việc tổ chức công việc?

quản lý hồ sơ là gì

Bất kỳ tổ chức, không phân biệt quyền sở hữu và đặc điểm, tạo ra trong quá trình kinh doanh nhiều loại giấy. Nó có thể là cả hai đơn đặt hàng và chữ cái, và báo cáo. Tất cả trong số họ thuộc về tài liệu hướng dẫn về tổ chức và hành chính.

văn phòng làm việc - một hoạt động để tạo ra các tài liệu của tổ chức, thực hiện bởi các quy tắc và yêu cầu nhất định. thường xuyên nhất trong các doanh nghiệp phân bổ nhân viên tận tụy, công ăn việc làm trong lĩnh vực này. Trong các công ty nhỏ chức năng thư ký có thể được đặt trên hầu hết các nhân viên.

Nếu bạn hiểu được bản chất của các thuật ngữ (những gì giấy tờ), nó trở nên rõ ràng rằng nguồn gốc của từ này. Này, trên hết, bản định hình trên một tàu sân bay vật chất của thông tin chính thức. Trong quá trình này tạo ra các văn bản về tổ chức và hành chính, mà sau đó khởi hành động nhất định.

Thuật ngữ "văn phòng" xuất hiện trong một thời gian dài, nhưng chỉ ở giữa của thế kỷ trước, chính thức mất hình dạng, được cố định trong các quy định ở cấp tiểu bang.

quản lý văn phòng và quản lý tài liệu - nó là gì?

Việc tổ chức không thể tồn tại một cách độc lập của pháp luật. Nó luôn luôn là một quản lý hồ sơ và quản lý tài liệu. nó là gì, những tính năng của giấy chuyển nhượng, làm thế nào để sắp xếp chúng? Những vấn đề này được giải quyết bởi các chuyên gia: Bí thư, lưu trữ hồ sơ, nhân viên của bộ phận nhân sự.

thư từ kinh doanh liên quan đến việc sửa chữa thông tin về một phương tiện hữu hình, việc tạo ra một giấy hoặc các công cụ điện tử. Tại cơ sở của nó được xây dựng tổ chức công việc - Để phong trào hay một lá thư từ sáng tạo của nó để thực hiện và gửi kho lưu trữ hoặc tiêu hủy.

Như đến nơi giấy tờ kinh doanh liên quan đến người lao động và quản lý của các tài liệu tổ chức với được chia thành bên ngoài và nội bộ. Từ nguồn đó sẽ phụ thuộc vào các đơn đặt hàng về phía trước bằng cách nào, chữ cái.

tổ chức tài liệu nội bộ bao gồm các bước sau:

• việc tạo ra các văn kiện dự án;
• phối hợp;
• dự thảo văn bản ký kết, đặt xuống ngày và số đăng ký; từ thời điểm đăng ký được coi là chính thức công bố và chấp nhận để thực hiện;
• để đưa các thủ phạm và giám sát;
• thực hiện các đơn đặt hàng;
• đăng ký thực hiện các văn bản để lưu trữ, tùy thuộc vào thời gian và sự cần thiết;
• tiêu huỷ tài liệu kinh doanh với hết hạn hoặc thiết kế chúng để lưu trữ.

Các giai đoạn tài liệu bên ngoài như một toàn thể là tương tự, nhưng có một số khác biệt:

• Tài liệu cung cấp cho các công ty từ bên ngoài. Bài viết này có thể được cha mẹ và con, chi nhánh, các quy định từ các nhà chức trách của các cơ quan chính thức, lệnh tòa án, thư từ người dân.
• Tất cả các nhận trong việc tổ chức tài liệu kinh doanh đòi hỏi phải trải qua các thủ tục đăng ký. Điều này khẳng định rằng họ đang thực hiện dưới sự kiểm soát.
• Bước tiếp theo là làm việc với các tài liệu, giới thiệu hoặc các yêu cầu hiệu suất.
• Nếu cần thiết, một phản ứng chính thức được thực hiện.
• Giai đoạn cuối cùng - vẽ trên lưu trữ dài hoặc lưu trữ, và phá hủy cuối cùng.

Ngoài ra, liên quan đến công tác quản lý của tổ chức với được các loại tài liệu sau đây:

• trở lên - từ nô lệ cho những người cai trị (thuyết minh);
• giảm - từ công tác quản lý cho người lao động (đơn đặt hàng);
• ngang - giữa các vị trí tương đương (hành vi, các giao thức).

Tất cả các giai đoạn của tài liệu được chuyển động được ghi lại trong nhật ký đặc biệt. Họ có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau:

• thanh ghi của tài liệu phong trào;
• thẻ tài liệu;
• tài liệu điện tử là phổ biến nhất trong đại đa số các tổ chức.

Đặc điểm của quá trình tố tụng của tòa án

Nhiều băn khoăn thủ tục giấy tờ pháp lý, và làm thế nào nó khác với tổng số. trường hợp Tòa án - đó là một bộ hơi khác nhau của tài liệu, tang vật. lưu trữ phù hợp và phong trào cung cấp tính minh bạch của hệ thống tư pháp. văn phòng thử nghiệm, không giống như tổ chức có thể tự nguyện. Nó được thực hiện bởi những người có thẩm quyền và được kiểm soát chặt chẽ. Đối với ông, các quy định và được xác định rõ tất cả các bước lên đến sự hủy diệt.

chức năng của các Bộ trưởng

Hầu hết các nhân viên của công ty ý tưởng rất mơ hồ về những gì công việc giấy tờ và thủ tục giấy tờ. Đối với cùng một thư ký này - hoạt động chuyên nghiệp.

doanh nghiệp Thư ký thực hiện chức năng cơ bản của quản lý tài liệu. Hình dáng và tính năng của các doanh nghiệp dịch vụ lưu trữ hồ sơ công việc tổ chức được chia thành các loại sau:

• Tập trung - tất cả các bộ trưởng là trong bộ phận tương tự và đề-Giám đốc nhân viên văn phòng hoặc Bộ trưởng cao cấp.
• Phân cấp - các thư ký và nhân viên thực hiện nhiệm vụ của mình, trải khắp các bộ phận của tổ chức và tùy thuộc vào cấp trên khác nhau.
• Mixed - đó là phổ biến nhất trong các tổ chức lớn.

Tính năng ghi lại công ty sẽ trực tiếp phụ thuộc vào những gì hình thành Ban thư ký thông qua.

Chỉ thị về văn phòng làm việc

Không phụ thuộc vào kích thước và hình thức sở hữu, trong bất kỳ tổ chức phải là một hành động bản quy phạm quy định về sự chuyển động của văn bản. là gì hướng dẫn về quản lý hồ sơ, và làm thế nào để thực hiện? Vấn đề này là mối quan tâm không chỉ để thư ký nhưng cũng nằm trong số những nhà lãnh đạo.

Chỉ thị về văn phòng làm việc - đây là quy định nội bộ của tổ chức theo lệnh hoặc chỉ dẫn hướng dẫn, hành động vĩnh viễn đã được phê duyệt. Nó giải thích rõ ràng tất cả các giai đoạn của việc thông qua các tài liệu, là danh sách các bài viết, có chữ ký có thể xác thực tài liệu chính thức, các mẫu thiết kế trình bày, khoảng trống và các hình thức.

lưu trữ hồ sơ

Trong các tổ chức nhỏ với một mức độ thấp của tài liệu (ít hơn 200 mỗi năm) không có câu hỏi rằng lưu trữ hồ sơ này. Tất cả mọi thứ được quyết định lực lượng người lao động bản thân, hay thậm chí là người đứng đầu.

Nếu các nghĩa vụ giữ kỷ lục là không cho người lao động trực tiếp và không được nêu rõ trong hợp đồng lao động của mình, nó là cần thiết để ban hành một sắc lệnh ủy thác chức năng của họ. Tài liệu này nên chi tiết để sơn thuế bổ sung, trách nhiệm và bồi thường.

Tính năng hồ sơ nhân viên

Nếu tổ chức của bạn hoạt động một nhân viên duy nhất, chắc chắn bạn sẽ tạo các tài liệu công ăn việc làm. Các câu hỏi về gia công phần mềm gì nhân sự, đặc biệt quan trọng cho các công ty với một số ít các nhân viên.

Nhân sự gia công phần mềm - là để đảm bảo sự chuyển động của các văn bản cụ thể liên quan đến việc làm của người lao động. Thông thường, những nhiệm vụ được thực hiện bởi một đơn vị đặc biệt - cán bộ. chức năng của họ bao gồm tiếp nhận, xử lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự. Bao gồm việc xử lý dữ liệu cá nhân mà được bảo mật.

Cán giấy tờ thường tiến hành riêng rẽ với việc tuân thủ chung với các quy tắc của tính năng bảo mật và lưu trữ.

tối ưu hóa các văn phòng

Mặc dù sự phát triển nhanh chóng của công nghệ kỹ thuật số, nhiều tổ chức rất khó để tối ưu hóa quy trình làm việc. Tiếp tục dẫn đầu thư từ giấy cũ lỗi thời và tiến hành các bản ghi thông thường.

Điều này là do hai yếu tố:

• sức đề kháng cho người lao động doanh nghiệp đổi mới;
• thiếu tài chính.

Các nhà quản lý nên nhớ rằng công việc tối ưu hóa với các khoản đầu tư đáng kể cho một đáng kể hiệu quả kinh tế.